Bukan Sekedar 'Sok Sibuk'

Birokrasilah yang memaksa para perawat sekarang ini menghabiskan separuh waktu mereka untuk mengisi formulir dan bukannya merawat pasien. Birokrasi jugalah yang mengharuskan guru menghabiskan berjam-jam untuk menulis laporand dan mengikuti konferensi, bukannya menyiapka pelajaran, menilai tugas dan mendampingi siswa. Birokrasila yang menyebabkan eksekutif muda gagal menjadi pemimpin dengan mengubah mereka menjadi pemroses kertas kerja dan bukannya pengembang manusia. (Michael Le Bouf)

Kenapa ya. Seringkali kalau ada berkas menumpuk banyak di meja seseorang, tandanya sedang sibuk. Kesan pertama kali pada seorang karyawan yang selalu mondar-mandir seperti orang yang banyak pekerjaan. Jawabannya bisa iya dan bisa tidak, tergantung. Tergantung apa output pekerjaan utamanya.

Kertas-kertas yang bertebaran di meja bukan berarti besok dia bisa menjadi karyawan tauladan. Tapi apalah artinya jika seorang narasumber harus juga mengecek perjalanan roadshow seminarnya. Kiranya lebih baik kalau dia menyiapkan bahan materi dan mempelajari audien yang akan dihadapinya. Mengenai pembelian tiket, reservasi hotel, dan akomodasi lain serahkan pada seorang asisten/sekretaris. Hal yang dihargai pada seorang pembicara adalah materi dan penyampaiannya, bukan dengan apa dia datang dan di mana dia menginap. Bisa jadi dia nanti malah tidak konsen dengan materinya. Ujung-ujungnya audiens kecewa.

Di institusi pendidikan "misalnya". Para guru kadang diserahi tugas untuk membuat laporan pertanggungjawaban anggaran. Pernah ada yang mengeluh dokumennya berkali-kali ditolak. Entah itu kurang lengkap atau ada yang salah. Mengurusi dokumen keuangan butuh pendidikan dan keterampilan khusus. Jika bolak-balik salah, itu wajar. Jika ada hal yang cukup signifikan/material jumlahnya bisa menjadi temuan auditor atau bahkan penegak hukum. Kenapa tidak menyiapkan tenaga non fungsional guru yang khusus menyiapkan hal itu. Selain itu terkadang guru harus menyiapkan sendiri persyaratan kenaikan pangkat entah formulir atau dokumen apa. Tapi dengan itu tugas guru menjadi tidak fokus. Ulangan harian bisa tertunda. Tidak cukup waktu untuk membuat soal. Alasannya sedang mempersiapkan kenaikan pangkat.

Dalam birokrasi, seorang pegawai harus mengurusi berbagai macam berkas pribadi, mulai dari pemberkasan, pendaftaran askes dsb. Seringkali mengurus rincian dokumen itulah yg butuh waktu seharian. Siapa yang rugi? Instansi yang rugi. Sebaiknya ada satu unit di suatu instansi yang khusus melayani pegawai di dalamnya. Hambatan terbesar dalam reformasi birokrasi adalah mind set. Salah satu mindset keliru adalah, "buat apa bantu Anda kalau tidak ada untungnya bagi saya."

Pegawai kesehatan di instansi pemerintah juga seringkali sangat sibuk dengan urusan manajemen dan keuangan. Mereka tidak fokus pada pelayanan kesehatan pasien. Bukan masalah mereka tidak bisa, melainkan opportunity cost dari melakukan pekerjaan itu sangat besar. Apakah ini semacam mendayagunakan kapasitas menganggur? Jawabannya adalah apakah pekerjaan itu bagian dari tugas pokoknya dan memberikan nilai tambah bagi instansi secara signifikan?

Kondisi lainnya, seorang pimpinan seringkali lebih sibuk berbicara dengan kertas kerja daripada dengan anak buahnya. Bahkan tidak ada delegasi tugas kepada pegawainya. Bukan karena stafnya tidak bisa, hanya saja kadang kurang percaya saja kepada staf tersebut. Timbul kekhawatiran  kalau hasil kerjaannya tidak bagus. Tugas manajer adalah mangelola orang-orang di bawahnya. Membina para staf yang salah satunya adalah transfer pengetahuan dan keterampilan. Jika pekerjaan terkait kertas kerja apalagi dikerjakan sendiri, tidak ada kesempatan bagi staf untuk belajar. Seperti kata Konsultan HRD terkemuka dari Singapura, James Gwee, a good manager is manage people not manage paper.

Parahnya lagi, jika indikator itu adalah berupa kertas kerja. Sebagai contoh seorang karyawan dikatakan bagus jika sudah membuat laporan, membuat surat, dsb. Surat dan laporan merupakan kertas kerja dan hanya alat komunikasi, bukan hasil yang sebenarnya diharapkan dari penyelesaikan tugas. Pemilihan itu sebenarnya masuk akal. Kenapa? karena dapat dikalkulasi dengan mudah. Jika hasil pekerjaan administratif hanya diukur dengan jumlah surat atau laporan, kegunaannya tidak dianggap. Aneh ketika mengharapkan surat atau laporan itu berguna tapi yang diukur semata-mata hanya jumlahnya. Tidak ada survey kepada pengguna, sulit mengatakan bahwa laporan itu benar-benar bermanfaat. Seharusnya ada sense-nyata. Terasa

Begitulah salah satu miss manajemen dalam birokrasi. Fokus pada kertas-kertas, fokus pada jangka pendek, fokus pada saya bukan Anda. Tampilan lebih penting dari esensi. hft !
#sekedar melepas jengah, Sungguh :)